Este fin de semana coordiné una boda en el Club de Banqueros con una logística complicada que no hubiera sido tan exitosa de no haber estado nosotras ahí. Por lo tanto, me inspiró a escribir este post.
1. Vela por tus intereses.- A los proveedores les va a interesar hacer bien su trabajo, pero a veces pondrán sus intereses por encima de los del anfitrión. Por ejemplo, tu odias el Reggaeton y lo prohibiste, pero al DJ le encanta y un random llega y se lo pide, no lo pensará dos veces en ponerle play aunque a ti te arruine la fiesta. El planner checa que los intereses de los anfitriones sean los más importantes sobre todas las cosas.
2. Tiene un Código de Ética.- Cuando un planner pertenece a una asociación, normalmente tienen un reglamento y código de ética que avalan su trabajo. Investiga los requisitos que les piden para formar parte de esa asociación, ya que si no los cumpliera lo sacarían de inmediato.
3. La Certificación.- Cuando un planner está certificado, quiere decir que es una persona que además de experiencia práctica tiene experiencia teórica.Un planner certificado puede saber aconsejarte desde el código de etiqueta de las invitaciones hasta que vino maridar con tus alimentos.
4. Busca un todo.-Un planner busca lo mejor para el todo del evento. Por ejemplo, ¿qué le preocupa al florista? Que se vean bonitas sus flores. ¿Qué le preocupa al DJ? Que la gente baile. ¿Qué le preocupa al banquetero?Que la comida esté rica y el servicio sea bueno. ¿Quién coordina que todos esos elementos concuerden con TU idea de la boda? ¿Quién logra que a pesar que cada proveedor vela por sus propios intereses trabajen bien en equipo? El planner.
5. Lleva el timeline.- El planner lleva la batuta del evento con los tiempos de cada minuto. Por ejemplo, el Grupo sabe a qué hora es el baile de los novios, pero no se fija que de repente se le vacía la pista porque todo mundo está comiendo chilaquiles.... El planner avisa de todos los tiempos importantes antes y durante el evento para que los proveedores puedan actuar acorde sin que se venga abajo la fiesta.
6. Resuelve imprevistos.- El planner está preocupado por sus anfitriones y también por los invitados. Si un invitado se corta o se desamaya, un planner carga siempre con kit de primeros auxilios y tiene a la mano el teléfono de un doctor y una ambulancia si así se requiriera; y lo más increíble es que da todas estas atenciones sin que se interrumpa la fiesta ni causando preocupaciones en los anfitriones.
7. Pasa lista en las mesas.- En todo evento pasa que los invitados deciden cambiarse de mesa, a pesar de que los lugares estén asignados. El planner apoya a que, a pesar de estos cambios, nadie se quede sin lugar pues lleva el control de las mesas y sabe perfectamente donde puede sentar apersonas que lleguen tarde o que alguien más haya tomado su lugar.
8. Mediador entre familias.- En una boda existen los intereses de dos familias y a veces es difícil ponerse de acuerdo. Un planner ayuda a encontrar un punto medio al presentarse como un ente objetivo y profesional que sugiere lo que es mejor para la realización del evento como un todo.
9. Comparte su red de contactos.- El beneficio de un planner es que a través de los eventos que ha realizado ha creado una lista de proveedores certificados y de confianza con los que tiene alianzas estratégicas. Para los que se encuentran en esta lista el planner es un cliente recurrente por ello los proveedores se esmeran en darle un mejor servicio, así que te garantizan que todo saldrá bien en tu evento.
10. Conoce tendencias.- Cada evento es único, no solo se casa una vez, y aveces llegan los anfitriones a la planeación con miles de ideas, pero algunas puede ser obsoletas y otras demasiado audaces para el tipo de evento en especial. Un Planner te aconseja sobre tendencias y te ayuda a implementar esas ideas locas que quieres en tu evento.
11. Maneja presupuestos.- El planner debe apoyar en temas de presupuesto, plan de pagos, etc. Pero sobre todo debe ayudarte a definir los porcentajes que le debes dar a cada rubro de acuerdo a tus prioridades y lo que has soñado del evento y así optimizar tu presupuesto.
12. Ahorra tiempo.- Con un planner se establece una calendarización de pasos a seguir para planear la boda. Estos pasos se distribuyen en los meses que tienes para planear el evento, por lo que el estrés es menor y las cosas se van realizando antes de que lleguen las presiones por la fecha que se aproxima.
Y tú ¿ya comenzaste con tus planes? Te recomiendo que consideres la opción de contratar un planner. Si necesitas ayuda ¡no dudes en contactarme!
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